Wie beheert het intranet best?

IT of HR als baas van het intranet?

Lieve God, neen.

De tijd dat iemand nog maar 1 seconde denkt dat de verantwoordelijkheid van het intranet best bij IT ligt, ligt hopelijk ver achter ons. IT moet zorgen dat het intranet draait. Maar laat die mensen zich alsjeblieft niet bezighouden met inhoud, structuur en lay-out.

Ook HR is geen goede keuze. Het is niet omdat op intranet veel zaken staan in verband met personeelszaken, dat die dienst de leiding moet nemen.

HR-mensen zijn zelden specialisten in communiceren via het web. En van uit de losse pols wat policies en procedures op het intranet zwieren is een bedrijf nog nooit beter geworden.

De communicatiedienst dan?

Omdat duidelijk communiceren een fundamentele vereiste is om een intranet goed te kunnen beheren, lijkt de (interne) communicatiedienst de beste keuze.

Gerry McGovern schreef daarover in 2008: ‘Je intranet in handen geven van de communicatieverantwoordelijke, is hetzelfde als je café laten uitbaten door een alcoholist’. Dat klopt nog altijd.

Communicatiemensen willen communiceren, ze willen vertellen. Ze maken een intranet op basis van wat ze zelf graag doen. Ze produceren veel te graag nieuwe teksten.

Ze vergeten dat ze het intranet maken voor de mensen in de organisatie. Dat het intranet dient om die mensen hun werk makkelijker te maken. En dat die collega’s op zoek zijn naar heel praktische zaken.

Een intranetverantwoordelijke die rapporteert aan de CEO

Het intranet wordt best beheerd door iemand die zich alleen met het intranet bezighoudt. Die persoon hoort bij geen enkele bestaande dienst en rapporteert direct aan de CEO.

Dat lijkt je wat overdreven?

Als HR, IT, sales, marketing en co allemaal belangrijk zijn voor een bedrijf, dan is het intranet nog crucialer.

Het is via het intranet dat de content en tools van al die diensten en departementen bij de werknemers geraakt. Toch als je er vanuit gaat dat het intranet een werkinstrument is en geen bedrijfskrantje.

Wat is het profiel van die intranetverantwoordelijke?

Die vraag is makkelijk te beantwoorden, maar het profiel is moeilijk te vinden.

• Best een communicatieachtergrond, met veel feeling voor web
• Goede kennis van methodes van informatiearchitectuur en behoefteanalyse
• Op de hoogte van basisprincipes analytics, usability en website conversie
• Noties van de technische aspecten, om goed te kunnen communiceren met IT of webbouwer
• Sterk karakter: mag niet toegeven aan meningen en niet op feiten gebaseerde suggesties van wie dan ook binnen het bedrijf

Voor alle duidelijkheid: de enige taak van die persoon is het intranet. Als het intranet niet in handen is van een specialist, is het een hobbyproject. En dan kan je beter geen intranet hebben.

Zodra je bedrijf meer dan 500 werknemers heeft, heb je nood aan extra personen in het intranetteam. De gouden regel is dat je per 500 werknemers één voltijdse medewerker hebt voor het intranet.

Decentraal gestuurde intranetten zijn rampen

Op veel intranetten kan elke dienst zijn eigen pagina’s beheren en aanvullen. Dat klinkt in theorie goed, maar in de praktijk een ramp. Ik heb alvast nog nooit een goed decentraal gestuurd intranet gezien of er zelfs maar iets over gelezen.

Dat is ook logisch: die mensen weten wel wat hun dienst doet maar zijn geen specialisten in intranet.

Gevolgen

• Slecht geschreven teksten vol jargon en kromme zinnen
• Onhandige indelingen, want te veel vanuit de eigen logica
• Alles op een hoopje, zonder voorrang te geven aan toptaken
• Dubbele content

Sterke centrale sturing

Een sterke centrale sturing is een noodzaak. Er is iemand nodig om het vogelperspectief te behouden en de inhoud te stroomlijnen. Onze centrale intranetverantwoordelijke.

Typische taken

• Structuur van het volledige intranet opstellen, bijsturen en onderhouden
• Zorgen dat inhoud daar staat waar ze logischerwijs thuishoort, los van de interne structuren
• Dubbele content vermijden: zorgen dat elk topic behandeld wordt op 1 enkele pagina
• Content aanpassen aan leesgedrag op het web
• Controle op het up-to-date zijn van de informatie
• Op basis van onderzoek en cijfers nieuwe inhoud toevoegen en oude verwijderen
• Ballast opsporen en overboord gooien: niet alleen je website moet regelmatig op dieet, ook je intranet

80% van de tijd van een intranetbeheerder moet gaan naar verbeteren van wat is en 20% naar de aanmaak van nieuwe informatie.

Decentrale aanlevering

De intranetverantwoordelijke weet uiteraard niet alles. Het basismateriaal moet vaak aangeleverd worden door de verschillende diensten.

Maar het is wel aan de intranetverantwoordelijke om te bepalen welke inhoud waar komt, of ze überhaupt een plaats verdient op het intranet en om de teksten te optimaliseren.

En ja, beste bedrijfsleider, daarvoor zal je dus budget moeten vrijmaken. Anders blijft het intranet tijdverlies voor al je werknemers.

Meer weten over intranet?

• Volg de opleiding ‘Do’s-and-don’ts voor een efficiënt intranet’ die ik geef als open opleiding of als in-company training.
• Lees onze tips over de structuur en inhoud van een intranet en hoe je werknemers meer kan betrekken bij het intranet.
• Kijk hoe wij je kunnen helpen met je intranet strategie en usability.