Hoe betrek je werknemers bij je intranet?

Eerder gaven we al een aantal tips over de structuur en inhoud van een intranet.

Nu gaan we dieper in op hoe je werknemers meer kan betrekken bij het intranet.

Betrek alle werknemers bij het gebruikersonderzoek

Om te weten te komen hoe het intranet je werknemers best ondersteunt, moet je weten wat hun toptaken zijn. Dat hebben we vorige week al verteld.

Maar hoe kom je te weten wat die toptaken zijn? Door een gebruikersonderzoek te doen. Bij alle werknemers.

Álle werknemers? Ah ja, als je wilt dat iedereen het intranet gebruikt, moet je ook iedereen betrekken bij het gebruikersonderzoek.

Vaak denkt het management dat arbeiders het intranet toch niet gebruiken, maar dat is uiteraard fout. Toptaken op een intranet zijn vaak heel praktische dingen, zoals: ‘Wat staat er vandaag op het menu in de cafetaria?’ en ‘Hoeveel vakantiedagen heb ik nog over?’. Zowel bedienden als arbeiders willen zulke dingen weten.

Vergemakkelijk de toegang tot het intranet

Om ervoor te zorgen dat niet alleen de bedienden op hun bureau maar ook de arbeiders op de werkvloer het intranet kunnen gebruiken, hebben bedrijven als Mercedes Benz en Volvo op verschillende plaatsen in de productiehal en de bedrijfskantine intranetzuilen geplaatst.

Bij Mercedes Benz zijn ze er op die manier in geslaagd om ervoor te zorgen dat zeven op de tien arbeiders minstens 1 keer per maand het intranet gebruiken. Op zich al een mooie verwezenlijking.

Het moet niet altijd even ernstig zijn

Behalve de informatie die werknemers nodig hebben om hun job beter te kunnen doen, is er op elk intranet best ook een personeelshoekje met wat ‘lichtere’ informatie.

Daar zet je de verjaardagen, mensen die op pensioen gaan, verslag van personeelsfeestjes, verkoop van tweedehandsspullen enzovoort. Zijn er op het werk sportcompetities of heeft je bedrijf een minivoetbalploeg: plaats dat in die rubriek. ‘Personeelshoekje’ of ‘Naast het werk’ zijn termen die behoorlijk goed werken.

Dat werkt. Mensen lezen zo’n dingen graag. Zo krijg je ze op het intranet.

Koppel het nuttige aan het aangename

In de beginjaren van het intranet zag je soms ook dat werknemers zelf foto’s konden opladen. Daar stond vaak zo veel onzin tussen dat die mogelijkheid bij de meeste bedrijven werd geschrapt.

Toch is het een goed idee om dat toe te staan, op voorwaarde dat die foto’s een verband met het bedrijf hebben.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld een fotowedstrijd organiseren waarbij de 12 beste foto’s het volgende jaar op de bedrijfskalender komen. Verwerk de basiswaarden van je bedrijf in de 12 punten die als onderwerp van de foto’s dienen en je scoort op alle vlakken.

Je hebt gratis foto’s voor je kalender én je hebt werknemers meer betrokken bij het bedrijf. De fotografen raken vertrouwd met de basiswaarden van het bedrijf. Andere werknemers kunnen hun stem uitbrengen en maken zo meer gebruik van het intranet.

Het is natuurlijk een frivoliteit, zo’n fotowedstrijd, maar wel een nuttige frivoliteit.

Moedig aan om best practices te delen

Intranet is dé plek voor werknemers om best practices te delen en ervaringen uit te wisselen.

Iemand van de aankoopdienst kan bijvoorbeeld een aantal stappen uitschrijven van een procedure. Andere medewerkers kunnen die tekst aanvullen of erop reageren vanuit hun ervaring in de praktijk. Dat kan in de vorm van een blog of een wiki, waardoor de medewerkers een basisartikel kunnen verfijnen en verbeteren.

Vooral voor mensen die constant op de baan zijn of support leveren kan dat heel handig zijn. Zo krijgen ze een plaats waar ze hun problemen én hun oplossingen kwijt kunnen.

Als werkgever vermijd je op die manier ook dat er al te veel kennis verloren gaat wanneer mensen het bedrijf verlaten.

Wat met sociale media als Facebook, Twitter en co?

In België staan veel bedrijven nog altijd een beetje weigerachtig tegenover de integratie van sociale media. Nu, de instrumenten zijn er in elk geval wel: Facebook, Twitter, Tumblr en aanverwanten bestaan. Ze worden ook gretig gebruikt.

Je hoeft ze als bedrijf niet per se te integreren in je intranet, maar sta wel toe dat mensen ze gebruiken.

Veel jongere werknemers gebruiken sociale media in hun privéleven. Daarmee kunnen ze ook binnen het bedrijf een netwerk uitbouwen.

In de webwereld is het bijvoorbeeld normaal dat je via Twitter een vraag stelt en binnen 10 minuten 10 antwoorden hebt. Dat zal zich ook in de andere branches doorzetten.

Het is handiger en sneller dan e-mail. Experimenteer met zulke zaken in plaats van angstig toe te kijken. Voor ondersteunende diensten binnen het bedrijf of medewerkers van support of de hersteldienst, kan een tool als Yammer een superhandig werkinstrument zijn.

Meer weten over intranet?

• Volg de opleiding ‘Do’s-and-don’ts voor een efficiënt intranet’ die ik geef als open opleiding of als in-company training.
• Lees het vervolgartikel over wie het intranet best beheert.