UGent: 5 tips over hoe je een complex website redesign project aanpakt

De uitdagingen waarmee de Universiteit Gent te kampen had toen ze haar websites en huisstijl ging vernieuwen, zullen veel grote organisaties bekend in de oren klinken. Na 10 jaar was niet alleen de huisstijl van UGent.be verouderd. Vooral structureel en conceptueel was de website aan een grondig redesign toe.

Een website redesign: hoognodig na 10 jaar

De afdeling Communicatie van de Universiteit Gent drong er al jaren op aan om de UGent-website te vernieuwen.

En daar waren goede redenen voor:

• De vorige site, gelanceerd in 2006, was niet responsive. Dat stond haaks op het feit dat UGent.be steeds meer mobiele bezoekers heeft.
• Grafisch was de site na 10 jaar aan een grondige opfrisbeurt toe.
• De verschillende faculteitssites waren niet uniform qua structuur. Dat gebrek aan consistentie stoorde de bezoekers. Vooral studenten vonden het hinderlijk, leerden we uit gebruikersonderzoek.
• De universiteit wilde ook de informatiestructuur van de portaalsite en het intranet aanpakken. Content stond niet altijd op de logische plaats. Zo verscheen info voor medewerkers op de publieke website, terwijl die eerder op het intranet thuishoort. Vaak gezochte onderwerpen werden dan weer niet prominent genoeg uitgespeeld.

Wat zijn nu onze 5 tips voor een complex website redesign project?

Tip 1: Geduld is een schone deugd

Het projectteam van de Universiteit Gent stond voor een ingewikkelde opdracht. Die werd nog complexer door een aantal factoren die eigen zijn aan complexe organisaties zoals een universiteit.

Zo moesten diverse stakeholders zich in de nieuwe website kunnen vinden. Rector, faculteiten en vakgroepen: iedereen moest mee het bad in.

Bovendien wilde Universiteit Gent niet alleen een nieuwe website. Ook de huisstijl was na 10 jaar aan vernieuwing toe.

En dat alleen een cosmetische opsmuk van een site geen goed idee is, dat beseften Dieter Kirchner en Ann Van de Spiegle maar al te goed. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de portaalsite UGent.be. “We wilden al enkele jaren een nieuwe site”, zegt Ann. “Maar zoals bij elke mega-organisatie duurde het een tijdje vooraleer we die plannen konden uitvoeren.”

Tip 2: Speel in op de toptaken van je bezoekers

Om te achterhalen op welke pijlers de nieuwe website moest staan, voerde AGConsult gebruikersonderzoek uit.

Logfile-analyse, online toptakenenquêtes en interviews met medewerkers en studenten gaven ons grondig inzicht op de toptaken van de verschillende types bezoekers.

Tegelijkertijd ontdekten we dat er veel informatie op de site stond waar geen vraag naar was. Daardoor kon de Universiteit Gent veel pagina’s schrappen op haar nieuwe website. “We beheren zo’n 100.000 internetpagina’s”, zegt Ann. “Dat is bijna onmeetbaar. We moeten dat project per project aanpakken. AGConsult helpt ons om al die projecten te monitoren.”

Els Aerts, managing partner bij AGConsult: “Op basis van de resultaten van het vooronderzoek tekenden we de structuur uit van de nieuwe site. Het concept van de verschillende paginatypes verfijnden we door workshops met Universiteit Gent en verschillende rondes gebruikerstesten.”

Dit is een erg belangrijke tip voor elk website redesign project: zorg dat het gedreven wordt door de gebruikers en de doelgroep. En niet door de organisatie en de interne wensen. Je website is er voor je bezoekers. Niet voor jezelf.

Tip 3: 1 glasheldere structuur voor de verschillende faculteitssites

Een ander issue: alle faculteitssites op 1 lijn krijgen.

Hoewel de meeste faculteitssites er op het eerste zicht hetzelfde uitzagen, stond dezelfde informatie bij verschillende faculteiten op andere plaatsen. Uit het gebruikersonderzoek bleek dat dit gebrek aan uniformiteit in de informatiestructuur bij veel bezoekers voor problemen en ergernis zorgde.

Wij werkten op structureel en inhoudelijk vlak een basisconcept uit waarin bezoekers gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Wat mensen verwachten van een faculteitssite is namelijk in grote lijnen hetzelfde, ongeacht om welke faculteit het juist gaat. Uiteraard is er binnen ons framework ruimte voor specifieke accenten voor elke faculteit.

“We probeerden al 10 jaar om de sites van de faculteiten te stroomlijnen”, zegt Dieter. “Dat is precies op tijd gelukt. De maandag nadat we onze nieuwe huisstijl lanceerden, stapte de laatste faculteit mee in het verhaal. De 11 facultaire websites zitten nu allemaal op 1 lijn, zowel qua lay-out als qua informatiearchitectuur. Dat was ons zonder AGConsult niet gelukt.”

Tip 4: Ga digitaal met je huisstijl

Een nieuwe huisstijl, die was hoognodig. De vroegere site dateerde van 2006. De papieren lay-outs van Universiteit Gent stonden toen model bij de opmaak van de site. En dat was eraan te zien.

Nu ging Universiteit Gent omgekeerd te werk. De website kreeg een sturende rol toen de huisstijl tot stand kwam. Ze zochten daarbij een evenwicht tussen sober en wervend.

Het Nederlandse bureau Fabrique werd gekozen als huisstijl-partner en stond ook in voor het nieuwe site-design.

“Omdat design maar 1 aspect is van een succesvolle site stond AGConsult ons ook in deze fase bij. Zij garandeerden dat het design functioneel bleef, zodat de gebruiksvriendelijkheid van de site centraal kon staan. Wat zeker voor de mobiele versie van de site een belangrijk aandachtspunt was.”, aldus Ann van Universiteit Gent.

Tip 5: Zie een eindpunt als een nieuw begin voor je site

Het vernieuwde UGent.be staat als een huis. Maar nu al koesteren ze aan de universiteit plannen voor de toekomst.

Een website redesign is maar het begin.

Dieter blikt alvast vooruit. “De ambitie blijft: ons verder onderscheiden van de andere universiteiten, zowel nationaal als Europees. We slagen daar nu al in, maar we blijven streven naar excellentie.”

“Als het van ons afhangt, krijgt onze jarenlange samenwerking met AGConsult zeker een vervolg. AGConsult is al zo’n 10 jaar een ‘preferred partner’ van de Universiteit Gent. Ze brengen op zoveel vlakken expertise mee dat we hen als een onmisbare medewerker in ons team beschouwen. Volgend jaar organiseren we bijvoorbeeld samen opnieuw een gebruikersonderzoek. We willen weten wat er nog beter kan op onze belangrijkste sites. Zodat we zien waar we kunnen optimaliseren. Want we zijn natuurlijk blij met onze nieuwe site, maar het werk is nooit af.”