Intranet: tips voor structuur en inhoud

Intranet is een werkinstrument

Een goed intranet is meer dan een communicatie-instrument, het is een werkinstrument.

In veel bedrijven is het intranet een soort bedrijfskrant. Een site met veel verschillende soorten informatie, maar vooral veel oninteressante, nutteloze informatie. De meeste intranetpagina’s worden dan ook nooit gelezen.

Sterker nog, veel werknemers gebruiken het intranet nooit. Omdat ze niet geïnteresseerd zijn in wat er op het intranet staat.

Een intranet moet er in de eerste plaats voor zorgen dat werknemers zo snel mogelijk de informatie vinden die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.

Je intranet als werkinstrument

Een goed intranet helpt je mensen bij hun dagelijks werk. Medewerkers kunnen zo hun taken vlotter voltooien, waardoor ze minder moeten mailen en bellen. Het bevordert ook de sociale cohesie en samenwerking. Jammer genoeg zijn de meeste intranetten vergaarbakken waar een kat haar jongen niet in vindt.

Je medewerkers bepalen het succes van je intranet. Als je intranet niet inspeelt op hun noden en verwachtingen, gebruiken ze het niet.

• Hoe beter de usability van je intranet, hoe vaker medewerkers het gebruiken
• 10% tijdswinst bij elke sessie op het intranet betekent een enorme besparing voor je bedrijf
• Een goed intranet helpt je mensen bij hun dagelijks werks
• Je medewerkers kunnen hun taken vlotter voltooien, waardoor ze minder moeten mailen en bellen
• Bevorderen van de sociale cohesie en samenwerking

Hoe structureer je een intranet best?

De structuur van je intranet moet inspelen op de taken en informatienoden van je werknemers, los van interne structuren. Welke informatie hebben je werknemers nodig? Wat moeten ze doen?

Veel intranetten weerspiegelen de interne structuur van een be­drijf: elke dienst heeft zijn eigen rubriek. Dat is natuurlijk geen goed idee.

Op de meeste intranetsites heeft de personeelsdienst een eigen rubriek, maar eigenlijk zou dat niet mogen. Een aantal zaken die misschien wel onder de personeelsdienst vallen, zouden op het intranet beter niet onder ‘Human resources’ staan.

In een bedrijf waar men­sen veel reizen, zou er bijvoorbeeld een rubriek ‘Reizen’ moeten zijn. Daar krijgt de reiziger alle informatie bij elkaar: bij wie moet ik mijn reis boeken, hoe dien ik mijn onkostennota in, hoe registreer ik dagen afwezigheid toch als werkdagen, enzovoort.

Dat zijn functies die vaak tot een verschillende dienst behoren. Op een organisatorisch gestructureerd intranet kost het de werknemer veel tijd, en het bedrijf dus veel geld, om die informatie bijeen te sprokkelen. Terwijl de man of vrouw die op zakenreis gaat maar één vraag heeft: ‘Ik moet op reis en hoe moet ik dat regelen?’ Dat is de taak. Het antwoord op die taak moet op één pagina staan.

Welke content moet er op het intranet staan?

Het intranet is er voor het personeel. Het is dus logisch dat er ‘personeelsinformatie’ op staat. Maar niet in de enge zin dat het alleen maar om hr-achtige zaken gaat. Wel om zaken die werknemers nodig hebben om efficiënter te kunnen werken of processen vlotter te laten verlopen.

Toptaken

Om te weten te komen hoe het intranet de werknemers best ondersteunt, moet je weten wat de toptaken van je werknemers zijn.

Toptaken zijn vaak heel praktische dingen, zoals: ‘Wat staat er vandaag op het menu in de cafetaria?’ en ‘Hoeveel vakantiedagen heb ik nog over?’.

Korte, praktische handleidingen doen het ook goed. In plaats van aan iedere nieuwkomer uit te leggen hoe hij zijn telefoontoestel moet gebrui­ken, kun je op het intranet filmpjes zetten die uitleggen hoe je iemand in de wacht zet of doorschakelt.

Content met meerwaarde

Nog zo’n absolute toptaak op elk intranet is de telefoongids. Jammer genoeg beperkt die zich meestal tot de mogelijkheden van de Witte Gids. Je kan op naam en voornaam zoeken en daar blijft het dan bij. Als je wilt weten wie voor een bepaald product of een bepaalde taak verantwoordelijk is, vind je dat niet.

Een telefoongids op intranet zou een Gouden Gids moeten zijn. Als de kopieermachine stuk is, moet je kunnen opzoeken aan wie je dat moet melden. Je zou dus ook op ‘kopieermachine’ moeten kunnen zoeken.

Heel moeilijk is dat niet altijd: gewoon verschillende soorten informatie aan elkaar koppelen helpt je al een heel eind op weg. Zo kan je de telefoongids op het intranet koppelen aan het personeelsbeheersysteem.

Hoeveel keer zou er in een bedrijf niet gebeld worden naar iemand die op vakantie is? Dat kan je vermijden door in het telefoonboek bij iedereen aan te geven of de persoon in kwestie verlof heeft, wie hem tijdens die periode vervangt en wat de kwalificaties van die vervanger zijn.

Door die verschillende informatiedatabanken aan elkaar te koppelen, wordt je intranet een werkinstrument met echte meerwaarde.

Vervangt het intranet het personeelsblad?

Nee. Belangrijke aankondigingen verspreid je best nog altijd via het personeelsblad of via een elektro­nische nieuwsbrief.

Het is een illusie om te denken dat iedere werk­nemer ’s morgens braaf het intranet opent en gaat kijken wat erop staat. Zelfs in bedrijven waar het intranet automatisch opstart, is het choquerend om te zien hoe weinig mensen het nieuws op de homepage ook echt lezen.

Hoe maak je je intranet beter?

Gebruikersonderzoek als basis voor structuur en UX design

Geen meningen, maar feiten. Geen veronderstellingen of buikgevoel. Wel inzichten uit interviews, analyses en gebruikersonderzoek. Wij werken de strategie en het concept van je intranet uit nadat we je organisatie en vooral je medewerkers grondig hebben leren kennen.

Gebruiksgerichte structuur en design

Mensen komen met een doel naar je intranet. Ze zoeken een telefoonnummer, een procedure of willen verlof aanvragen. Wij zorgen dat je informatie vindbaar, verstaanbaar en bruikbaar is. In de structuur en op de pagina.

Lees hoe we zo’n project aanpakken

Lees het vervolgartikel met tips over hoe je werknemers stimuleren om het intranet meer te gebruiken.